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projets:libranet:exitstrategy

Stratégie de sortie

Cette page décrit une proposition de stratégie de sortie. Nous nous devons d'envisager très sérieusement les options, ce projet sans fin connaît ses limites.

Forcé de constaté qu'en 3 ans nous n'avançons plus d'un point de vu décisionnel, les admin sont épuisés et quittent le navire ce projet n'a plus rien d'amusant et est source de tensions inutiles.

De plus il concentre trop de responsabilité et les enjeux associé sont tellement importants qu'il est devenu difficile de les évaluer.

Le problème

Projet porté à bout de bras pas 2-3 bénévoles ne souhaitant plus y consacrer de temps et l'ayant signalé depuis 2013.

Près de 30 clés SSH données, pour au final seulement 5-6 réelle administrateurs depuis le lancement du projet … temps moyen d'engagement d'un bénévole 2-3mois.

Monter une plateforme c'est formateur, en faire la maintenance ça n'apporte rien il s'agit bien d'une tâche ingrate et épuisante ce qui explique le manque d'engagement des bénévoles et le renouvellement impossible qui c'est toujours soldé en échec.

Le problème est donc humain, pas technique, pas logistique … juste humain.

Option 1 : Externalisation niveau maximale (presta OVH)

Nous n'avons pas les moyens humains la solution est donc de déléguer aux gens dont c'est le métier ceux qui sont payé pour le faire et qui le font très bien.

Partir sur la 1ère offre pro .

J'avais fait un devis chez EX2, comptes mails et stockage illimités. Ils peuvent aussi assurer la migration de services.

Les services et leur devenir

Mail

Externalisation du mail. Suppression de l'ensemble des comptes mails et remplacement par des alias vers les adresses alternatives (déjà fournis par les utilisateurs à l'inscription). Si pas d'adresse alternative prise de contact avec l'utilisateur via sur mail MDL, délais de réponse attendu 2-3 semaines.

Conservation de certains comptes pour les besoins asso. Vu au cas par cas et création des comptes depuis le manager d'OVH, stockage limité à 5GO.

Comptes à conserver obligatoirement (ou convertir en liste avec archive ) :

  • tresorier

+ des comptes de bénévoles très actifs, VP ou autres porteurs de projet validé au cas par cas en copil ou par le bureau.

Actions à programmer et évaluation du temps :

Action Début Durée Dep
#0 Prévenir les utilisateurs de la mise en place des alias (attendre 3 semaines avant le reste) s0 0.5j -
#1 Mise en place des alias, scripter (cf API OVH) s3 3j #0
#2 Création des archives des mails des utilisateurs (à scripter), les rendre dispo via l'espace membre par exemple + envoi d'un lien sur mail alternatif s3 4-5j #0
#3 Création de comptes mails au cas par cas (via manager d'OVH), pour adhérents actifs s3 3-4j
#4 Ménage sur les vieux serveurs (1ans après) a1 1j #2 et #3

Temps effectif de migration : ~15j

Coût humain après maintenance : ~0j (plus rien a admin, juste du clic bouton dans le manager OVH)

Mailing list

Utilisation des ML de chez OVH (100 dispo dans l'offre).

TODO évaluer l'ampleur de la migration.

Blog (wordpress)

Migration des blogs TyFab et MDL vers des instances Wordpress (dont les MAJ sont gérés par OVH).

Les blogs des utilisateurs seront supprimés, les utilisateurs seront prévenu 1 mois avant la suppression. Mise en place d'une micro-tuto indiquant comment exporter ses données (attention l'export des médias est chiant de mémoire).

MDL pourrait proposer de migrer les blog contre rémunération ? Mais attention à la charge bénévoles que celà pourrait entraîner.

Actions à programmer et évaluation du temps :

Action Début Durée Dep
#0 Rédaction d'un tuto expliquant comment exporter ses données s0 2h -
#1 Mail pour signaler la suppression des blogs (délais 1 mois) s0 1m #0
#2 Migration blog MDL et Tyfab vers instance WP OVH. Risque de pb sur le thème. s0 3j -
#3 Ménage sur les vieux serveurs MDL … m1 2h #1 et #2

Temps effectif de migration : quelques heures

Coût humain après maintenance : ~0j (plus rien a admin, juste du clic bouton dans le manager OVH)

Blog (dotclear)

J'espère qu'il en reste plus sinon suppression immédiate sans prévenir.

Wiki MDL et TyFab

Migration vers mutu OVH, copier/coller.

Actions à programmer et évaluation du temps :

Action Début Durée Dep
#0 Copier/coller les wiki sur mutu OVH 2h -

Temps effectif de migration : 1-2h

Coût humain après maintenance : ~2h/mois pour vérifier les MAJ et les appliquer + temps des création des utilisateur. Nécessitée de répartir l'admin.

Jabber/XMPP

Possible de l'externaliser aussi mais nécessite des comptes mails associées. Sinon on le garde sur un serveur hébergé @214JJ. Ce service est super léger, il peut même tourner sous une Raspberry Pi 2/2. La vm avait besoin que de 256 Mo de ram.

Besoin de contributions sur ce point.

Roundcube

Utiliser le service fourni par OVH. Ne nécessite aucune action ni maintenance.

Autres serveurs ou instance serveur en test

Hébergé sur 1 machines physiques au 214JJ. Sauf si devient critique dans ce cas trouver un moyen de l'externaliser en limitant les coût humain de maintenance.

Coût

Financier

Coût annuel : 86,28 TTC, soit moins de 2 adhésions MDL.

Humain

Coût de maintenance sur le long terme : 2-3h / mois (maintenance wiki + divers créations de comptes via manager OVH)

projets/libranet/exitstrategy.txt · Dernière modification: 2016/07/19 15:36 (modification externe)